دفتر کل چیست

دفتر کل چیست و برای چه منظور استفاده می شود؟ اگر شما یک موسسه یا شرکت تجاری داشته باشید، حتما با اصطلاح دفتر کل آشنا هستید. دفاتر حسابرسی تجار اسناد مهمی به حساب می‌آیند. همه تجار موظف‌اند طبق قانون معاملات و فعالیت اقتصادی خود را ثبت و ضبط نمایند. اسناد تجاری و مدارک مهم تاجر به طور منسجم و قانونی باید در دفتر روزنامه ثبت و نگه‌داری شوند. ولی طبقه بندی اطلاعاتی که در دفتر روزنامه ثبت می‌شوند به نحوی نیست که بتوان از روی آن مواردی مثل مانده هر حساب را به طور جداگانه معین کرد. ازاین‌رو دفتر دیگری به نام د‌فتر کل تهیه می‌شود. برای آشنایی بیشتر با اسناد تجاری کلیک کنید.

دفتر کل چیست ؟

دفترکل یک دفتر رسمی حسابداری است. در هر صفحه از این دفتر جداول و ستون‌هایی وجود دارد که تاجر می‌تواند برای مرتب سازی و ذخیره‌سازی اطلاعات مالی و فعالیت های اقتصادی‌اش از آن بهره ببرد.

طبقه‌بندی اطلاعات موجود در دفتر روزنامه به نحوی است که نمی‌توان به‌وسیله آن اطلاعاتی نظیر مانده هر یک از حساب‌ها را در هر تاریخ از دوره مالی تعیین کرد. ازاین‌رو برای به دست آمدن این اطلاعات از د‌فتر کل استفاده می‌شود.

دردفتر‌ کل برای هر حساب مانند حساب‌های پرداختی یا حساب موجودی کالا و نظیر آن‌ها در صفحات مجزایی تنظیم می‌شود. همه اطلاعات مربوط به بدهکار و بستانکار در هر حساب در صفحه و ستون مربوطه در دفتر کل نگارش می‌شود. اطلاعاتی که در دفترکل وارد می‌کنیم باید از دفتر روزنامه استخراج شود. اطلاعاتی که در دفتر کل وارد می‌کنیم باید از دفتر روزنامه دریافت شود. برای اطلاع بیشتر درباره دفاتر تجاری کلیک کنید.

د‌فتر کل در قانون تجارت

قانون تجارت در ماده 8 خود به تعریف دفتر کل می‌پردازد. بر اساس این ماده “تاجر باید کلیه معاملاتش را حداقل هفته‌ای یک‌بار از دفتر روزنامه استخراج کند و انواع مختلف آن را تشخیص دهد و هر نوعی را در صفحه مخصوص به خود در دفتر کل به‌طور خلاصه ثبت کند”.

در د‌فتر کل ستون‌های مناسبی طراحی شده است تا مندرجات د‌فتر روزنامه به آن منتقل گردد. جداول و ستون‌های دفتر کل در هر صفحه به ترتیب از راست به چپ عناوین مختلفی نظیر ستون شماره سند، ستون مبلغ بدهکار و بستانکار، ستون مانده حساب و… دارد. البته دفتر کل با توجه به نیاز متفاوت مؤسسات مختلف طراحی و تولید می‌شود.

نحوه تحریر در دفتر کل

در هر ستون باید اطلاعات مشخصی ثبت شود. در ستون شماره سند حسابداری باید آن شماره سند حسابداری وارد شود که رویداد مربوطه در آن ثبت‌شده است. پس از آن باید در ستون تاریخ، تاریخ همان سند یعنی سند حسابداری که رویداد مالی مربوطه در آن ثبت گشته، نوشته شود.

در ستون شرح، همان‌طور که از نامش پیداست باید شرح مختصری از رویداد مربوطه نوشته شود. این شرح باید مطابق با همان شرح نوشته‌شده در سند حسابداری یادشده باشد. در ستون عطف نیز باید شماره صفحه دفتر روزنامه، که اطلاعات ثبتی را از همان صفحه منتقل می‌کنیم درج گردد. همچنین شماره صفحه دفتر کل نیز در ستون عطف دفتر روزنامه درج می‌گردد.

درنهایت مبالغ بدهکار یا بستانکار نوشته شده در دفتر روزنامه در ستون بدهکار یا بستانکار در دفتر‌ کل درج می‌گردد.حال در ستون مانده، مانده‌حساب محاسبه می‌گردد. درصورتی‌که پیش از ستون مانده، ستونی هم برای تشخیص نوع مانده پیش‌بینی شود در آن به‌صورت واضح نوشته می‌شود که مانده‌حساب بدهکار یا بستانکار است. معمولاً در این ستون به‌صورت مخفف بد یا بس درج می‌گردد.

محاسبه مانده‌حساب در دفتر کل

محاسبه و مانده گیری در هر سطر اتفاق می‌افتد. برای مثال در تاریخ 9/3 یک عملیات واریز به بانک انجام می‌شود. این واریز موجب افزایش در موجودی نقد بانک است. لذا باید آن را در ستون بدهکار نوشت. اگر به ستون بستانکار در همان تاریخ دقت نماییم عددی در آن درج نشده است. زیرا در هر سطر این دفتر فقط در یکی از ستون‌های بدهکار یا بستانکار عدد نوشته می‌شود و در هر دو ستون عدد نداریم.

حال با توجه به اینکه مانده قبلی صفر بوده با بدهکار این سطر جمع می‌شود. و در قسمت تشخیص کلمه بد که مخفف بدهکار است درج می‌گردد و مانده نیز به‌عنوان مثال 457 میلیون ریال درج می‌شود. در سطرهای بعد هم به همین ترتیب عمل می‌کنیم. به‌عنوان مثال اگر این بار یک باب مغازه به‌طور نقد خریداری کنیم یعنی دارایی از نوع موجودی نقد کاهش‌یافته است.

هنگامی‌که دارایی کاهش می‌یابد بستانکار می‌شود و باید در ستون بستانکار درج گردد. 457 میلیون ریال مانده بدهکار است و پس از خرید مغازه 300 میلیون ریال باید از آن کسر کنیم درنهایت مانده آن 157 میلیون ریال بدهکار می‌شود. با این توصیف مانده‌گیری همان‌طور که از نامش مشخص است حاصل جمع یا تفریق عدد مانده‌ سطر قبل است با مبلغ بدهکار یا مبلغ بستانکار در سطر بعدی و نوشتن حاصل آن در ستون مانده.

سوالات متداول

دفتر کل چیست ؟

د‌فتر کل یک دفتر رسمی حسابداری است. در هر صفحه از این د‌فتر جداول و ستون هایی وجود دارد که تاجر می‌تواند برای مرتب نمودن و ذخیره اطلاعات مالی و فعالیت‌های اقتصادی‌اش از آن بهره ببرد.

آیا دفتر کل برای تمام موسسات یکسان و یک‌شکل است ؟

خیر د‌فتر کل و ستون‌های موجود در آن با توجه به نیاز متفاوت مؤسسات مختلف طراحی و تولید می‌شود.

ستون‌های موجود در دفتر کل چیست ؟

در طراحی این د‌فتر ستون‌های برای شماره سند حسابداری، تاریخ، مبلغ بستانکار، مبلغ بدهکار، شرح مختصر، و در نهایت مانده حساب تعبیه می‌گردد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص د‌‌فتر کل، به کانال تلگرام حقوقی وکیل دات کام مراجعه نمایید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی وکیل دات کام نیز آماده‌اند تا با ارائه خدماتی در زمینه مشاوره حقوقی تلفنی وکیل دات کام به سوالات شما عزیزان پیرامون د‌‌فتر کل پاسخ دهند.