دفتر کپیه

دفتر کپیه چه کاربردی دارد ؟ تاجران معاملات خود را به طور منظم و منسجم در دفاتری معین ثبت می‌نمایند. ثبت اطلاعات و معاملات در این دفاتر به تاجر در امر تجارت و محاسبه سود و زیان کمک می‌کند. این دفاتر را اصطلاحاً دفتر تجارتی می‌نامند. دفاتر تجاری انواع مختلفی دارد که قانون‌گذار تنظیم چهار نوع از آن‌ها را برای تجار الزامی کرده است. این چهار دفتر شامل، دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دا‌رایی و دفتر کپیه می‌شود. البته الزام قانونی جهت تنظیم این دفاتر صرفا برای تاجران است و افراد شاغل به کسب و کار‌های جزئی نیاز به تهیه و تنظیم آن ندارد. در ادامه این مقاله به معرفی دفتر کپیه می‌پردازیم. برای آشنایی با امور ثبت شرکت ها کلیک کنید.

دفتر کپیه

دفتر کپیه مخصوص ثبت کردن تمامی مراسلات و مخابرات صادرشده از جانب تاجر است. قانون‌گذار مقرر کرده است که تمام نامه‌ها و مراسلات تاجر که قانون برای آن‌ها اهمیت قائل است و به آن‌ها استناد می‌کند در دفتر کپیه به طور منظم و بر اساس تاریخ وقوع به ثبت برسد. قانون تجارت در ماده 10 دفتر کپیه را تعریف کرده است. در ماده 10 این قانون آمده است: « دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب‌های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
‌تبصره – تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت‌حساب‌های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند.»

تاجر می‌تواند علاوه بر دفاتر چهارگانه رسمی، دفاتر دیگری نیز با توجه به احتیاج یا نظم کاری خود تهیه و تنظیم نماید تا انجام امور تجاری را تسهیل کند. از جمله این دفاتر غیر رسمی می‌توان به دفتر ثبت برات و سفته و دفتر صندوق اشاره کرد. برای آشنایی با سایر اسناد تجاری کلیک کنید.

مقایسه دفتر کپیه با سایر دفاتر تجاری

د‌فتر کپیه د‌فتری است که برخلاف سایر دفاتر تجاری پیش از آن‌که نگارش شود نیازی به امضای نماینده اداره ثبت ندارد. اما سایر دفاتر تجاری مانند د‌فتر کل و د‌فتر روزنامه پیش از نگارش و ثبت اطلاعات در آن‌ها، لازم است توسط نماینده اداره ثبت به امضا برسد. در موارد دیگر د‌فتر کپیه شرایط یکسانی با سایر دفاتر تجاری دارد. البته د‌فتر کپیه به نسبت دفاتر روزنامه و کل از اهمیت چندانی برخوردار نیست.

لذا قانون‌گذار برای تهیه و تنظیم این د‌فتر قواعد پیچیده‌ای وضع نکرده است. بنابراین مقررات تنظیم د‌فتر کپیه نسبت به سایر دفاتر، ساده است. د‌فتر اندیکاتور که امروزه مصطلح می‌باشد همان د‌فتر کپیه است. البته امروزه روش‌های سنتی جای خود را به روش‌های مدرن و الکترونیکی داده‌اند. تجار معمولاً به‌جای د‌فتر کپیه از نامه نما یا بایگانی الکترونیک بهره می‌برند. برای آشنایی با سایر دفاتر تجاری کلیک کنید.

نگهداری از دفاتر تجاری

نگهداری و تنظیم دفاتر تجاری رسمی مانند دفتر کپیه شرایط و قواعد خاصی دارد. قانون تجارت قواعد نگارش دفاتر رسمی را تشریح می‌کند. ماده 11 قانون تجارت امضای نماینده اداره ثبت را برای دفاتر اداری الزامی کرده است اما همین ماده دفتر کپیه را از انجام این کار مستثنا می‌کند.

اطلاعات ثبت شده در دفاتر باید به ترتیب تاریخ وارد شوند و همچنین د‌فتر تجاری نباید خط ‌خوردگی و جای سفید بیش از حد معمول بین سطور داشته باشد. این قاعده در ماده 13 قانون تجارت آمده است: «کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکوره فوق باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوصه نوشته شود، تراشیدن و حک کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در د‌فترنویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگاه دارد.»

قانون‌گذار حتی نحوه بررسی و امضای د‌فتر توسط نماینده اداره ثبت را مقرر کرده است در ماده 12 قانون تجارت آمده است: « د‌فتری که برای امضاء به متصدی امضاء تسلیم می‌شود باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و متصدی امضاء مکلف است صفحات د‌فتر را شمرده در صفحه اول و آخر هر د‌فتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به اسم و رسم صاحب د‌فتر نوشته با قید تاریخ امضاء و دو طرف قیطان را با مهر سربی که وزارت عدلیه برای این مقصود تهیه می‌نماید منگنه کند. لازم است کلیه اعداد حتی تاریخ با تمام حروف نوشته شود.»

تخلف تاجر از قواعد مربوط به تنظیم دفاتر اسناد جزای نقدی به دنبال دارد. همچنین اسنادی که در دفاتر تجاری بدون توجه به قواعد مربوطه ثبت شود در دادگاه صرفاً علیه خود تاجر سندیت دارد و تاجر نمی‌تواند برای محکوم کردن سایر تجار به آن‌ها استناد کند.

سؤالات متداول

دفتر کپیه چه دفتری است ؟

دفتر کپیه مخصوص ثبت کردن تمامی مراسلات و مخابرات صادرشده از جانب تاجر است.

دفتر کپیه چه تفاوتی با سایر دفاتر رسمی تجاری دارد ؟

دفتر کپیه دفتری است که برخلاف سایر دفاتر تجاری پیش از آن‌که نگارش شود نیازی به امضای نماینده اداره ثبت ندارد.

دفتر کپیه امروزه به چه نامی شناخته می‌شود ؟

دفتر اندیکاتور که امروزه مصطلح می‌باشد همان دفتر کپیه است.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص د‌فتر کپیه، به کانال تلگرام حقوقی وکیل دات کام مراجعه نمایید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی وکیل دات کام نیز آماده‌اند تا با ارائه خدماتی در زمینه مشاوره حقوقی تلفنی وکیل دات کام به سوالات شما عزیزان پیرامون د‌فتر کپیه پاسخ دهند.